Bạn sắp đưa ra quyết định quan trọng cho doanh nghiệp của mình và tất cả bắt đầu bằng việc hiểu AOP trong tài chính. AOP đóng vai trò như một lộ trình cho các mục tiêu tài chính và hoạt động của tổ chức bạn. Nó phác thảo các mục tiêu chính, phân bổ nguồn lực và số liệu hiệu suất.
Từ viết tắt AOP là viết tắt của Annual Operating Plan (Kế hoạch hoạt động hàng năm). Tích hợp nhiều chức năng kinh doanh khác nhau, đảm bảo mọi người đều cùng chung quan điểm, cùng hướng tới một mục tiêu chung. Nếu không có AOP được xây dựng tốt, bạn có nguy cơ đưa ra quyết định thiếu thông tin và lãng phí tài nguyên.
Vậy, chính xác thì điều gì tạo nên một AOP thành công và làm thế nào để tạo ra một AOP thành công?
Điểm nổi bật chính:
Kế hoạch hoạt động hàng năm (AOP) là bản thiết kế chiến lược thống nhất các mục tiêu tài chính và hoạt động của tổ chức bạn, đảm bảo tất cả các phòng ban cùng hướng tới các mục tiêu chung.
Một AOP được thiết kế tốt sẽ nâng cao trách nhiệm giải trình bằng cách đặt ra các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được, cho phép phân bổ nguồn lực và đánh giá hiệu suất tốt hơn.
Việc cập nhật và dự báo lại AOP thường xuyên là điều cần thiết để thích ứng với những thay đổi của điều kiện thị trường, giúp tổ chức của bạn duy trì sự linh hoạt và khả năng cạnh tranh.
Việc triển khai AOP thúc đẩy sự hợp tác giữa các phòng ban, thúc đẩy sự thống nhất và chia sẻ trách nhiệm để đạt được các ưu tiên chiến lược của công ty.
Việc đưa cả KPI tài chính và phi tài chính vào AOP cho phép đánh giá toàn diện tiến độ của công ty bạn, đảm bảo đưa ra quyết định sáng suốt trong suốt năm tài chính.
Kế hoạch hoạt động hàng năm là gì?
Khi bạn lập kế hoạch cho tương lai tài chính của công ty, Kế hoạch hoạt động hàng năm (AOP) đóng vai trò như một bản thiết kế chiến lược nêu rõ các mục tiêu hoạt động, phân bổ nguồn lực và các chỉ số hiệu suất chính cho năm tài chính.
Khung này rất quan trọng để đạt được mục tiêu của công ty bạn, vì nó nêu chi tiết doanh thu, chi phí và phân bổ nguồn lực dự kiến. AOP tích hợp nhiều chức năng kinh doanh khác nhau và khi làm như vậy, nó đảm bảo sự liên kết giữa các mục tiêu tài chính và hoạt động vận hành.
Trong kế hoạch kinh doanh, AOP đóng vai trò không thể thiếu trong việc hướng dẫn ra quyết định, theo dõi hiệu suất và thích ứng với những thay đổi của thị trường trong suốt năm tài chính.
Không giống như lập ngân sách truyền thống chỉ tập trung vào các con số và dự báo tài chính, AOP nhấn mạnh vào sự liên kết chiến lược và hiệu quả hoạt động.
Khi tạo AOP, bạn thường sẽ thiết lập nó với các giám đốc điều hành cấp cao như CEO và CFO, sau đó cộng tác với nhiều trưởng phòng khác nhau để tạo ngân sách và KPI (chỉ số đánh giá hiệu suất chính) phản ánh mục tiêu kinh doanh chung.
Lợi ích của kế hoạch hoạt động hàng năm
Khi bạn triển khai kế hoạch hoạt động hàng năm, bạn có thể liên kết các mục tiêu của tổ chức với các mục tiêu hoạt động. Điều này đảm bảo rằng tất cả các phòng ban đang làm việc cùng nhau để đạt được các mục tiêu chung thông qua các chỉ số hiệu suất chính được xác định rõ ràng. Sự liên kết này là một trong những lợi ích chính của kế hoạch hoạt động hàng năm, vì nó thúc đẩy văn hóa hợp tác và chia sẻ trách nhiệm.
Với một kế hoạch được xây dựng kỹ lưỡng, bạn có thể theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu và điều chỉnh khi cần thiết, đảm bảo mọi người đều cùng chung quan điểm.
Một kế hoạch hoạt động hàng năm toàn diện cũng tăng cường trách nhiệm giải trình trong tổ chức của bạn. Bằng cách cung cấp các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được cho từng phòng ban, bạn có thể đánh giá hiệu suất và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu về phân bổ nguồn lực. Điều này không chỉ ngăn ngừa lãng phí mà còn đảm bảo rằng các cam kết tài chính của bạn phù hợp với các ưu tiên chiến lược của bạn. Cuối cùng, nó thúc đẩy sự tự tin của nhà đầu tư.
Hơn nữa, AOP cho phép bạn dự đoán các thách thức và điều chỉnh chiến lược của mình một cách hiệu quả. Việc tích hợp cả KPI tài chính và phi tài chính cho phép bạn xác định các lĩnh vực cần cải thiện và đưa ra quyết định sáng suốt về việc phân bổ nguồn lực của mình.
Việc cập nhật và dự báo lại kế hoạch thường xuyên đảm bảo tính phù hợp, thích ứng với các điều kiện thị trường và động lực của tổ chức đang thay đổi. Sự linh hoạt trong kế hoạch kinh doanh này rất quan trọng để luôn dẫn đầu đối thủ cạnh tranh và rất có lợi cho việc đạt được thành công trong dài hạn.
Tạo kế hoạch hoạt động hàng năm
Khi bạn bắt đầu tạo AOP, bạn nên bắt đầu quá trình này trước, thường là khoảng một phần ba quý IV của năm trước, để đảm bảo sự liên kết kịp thời với các mục tiêu của công ty. Điều này cho phép bạn sắp xếp dữ liệu cấp phòng ban thành một mô hình tài chính tập trung.
Khi tạo AOP, hãy cân nhắc các bước sau:
Hợp tác với các trưởng phòng ban: Làm việc chặt chẽ với các trưởng phòng ban để hiểu các chiến lược và ưu tiên của họ. Đảm bảo rằng các mục tiêu của mỗi phòng ban phù hợp với các mục tiêu chung của tổ chức.
Biên dịch ngân sách phòng ban: Tích hợp ngân sách phòng ban vào mô hình tài chính chính, phát triển kế hoạch tài chính gắn kết hỗ trợ AOP của bạn.
Xây dựng các kịch bản "nếu như": Chuẩn bị cho những thay đổi và thách thức tiềm ẩn trong suốt năm tài chính bằng cách tạo ra các kịch bản tính đến nhiều điều kiện thị trường và tình huống bất trắc trong hoạt động.
Đảm bảo phê duyệt cuối cùng: Nhận phê duyệt cuối cùng từ CEO và thực hiện các điều chỉnh cần thiết trước khi trình bày AOP lên hội đồng quản trị. Đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan chính đều thống nhất về chiến lược hoạt động trong năm.
Các chỉ số hiệu suất chính cần bao gồm
Khi tạo ra AOP hiệu quả, bạn cần xác định và kết hợp các KPI phù hợp để giúp đo lường tiến độ hướng tới các mục tiêu hoạt động và tài chính của bạn.
KPI của bạn phải cung cấp thông tin chi tiết về nhiều khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp. Điều này sẽ cho phép bạn theo dõi hiệu suất và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Bạn sẽ muốn đưa vào các KPI tài chính, chẳng hạn như dòng tiền hoạt động, đo lường lượng tiền mặt tạo ra từ các hoạt động kinh doanh cốt lõi. Điều này cho biết tính thanh khoản và khả năng đáp ứng các nghĩa vụ của công ty bạn.
Phân tích khả năng sinh lời thông qua các số liệu như biên lợi nhuận ròng cũng rất quan trọng vì nó cung cấp thông tin chi tiết về khả năng sinh lời chung bằng cách chỉ ra tỷ lệ phần trăm doanh thu còn lại sau khi đã khấu trừ tất cả chi phí.
Các KPI tiếp thị, bao gồm chi phí thu hút khách hàng (CAC), rất cần thiết để liên kết các chiến lược tiếp thị với các mục tiêu tài chính trong AOP. Số liệu này đánh giá hiệu quả về mặt chi phí của việc thu hút khách hàng mới. Về cơ bản, nó sẽ cho phép bạn tinh chỉnh phương pháp tiếp thị của mình.
AOP của bạn cũng nên theo dõi các số liệu như vòng quay các khoản phải thu, đánh giá mức độ hiệu quả của công ty bạn trong việc thu tiền từ bán hàng tín dụng. Tỷ lệ cao hơn cho thấy hiệu suất thu tiền mặt tốt hơn.
Thực hành tốt nhất về kế hoạch hoạt động hàng năm
Để tối đa hóa hiệu quả của Kế hoạch hoạt động hàng năm, bạn cần thiết lập các mục tiêu rõ ràng, đặt ra các mục tiêu có thể hành động và đo lường được. Điều này có nghĩa là xác định thành công trông như thế nào đối với công ty của bạn trong năm tới và phác thảo các bước bạn sẽ thực hiện để đạt được mục tiêu đó.
Điều này sẽ tạo ra lộ trình hướng dẫn nỗ lực của nhóm bạn và giúp bạn tập trung vào những gì quan trọng nhất.
Khi xây dựng AOP, hãy ghi nhớ những biện pháp tốt nhất sau đây:
Đặt mục tiêu SMART: Đảm bảo mục tiêu của bạn cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, có liên quan và có thời hạn. Điều này sẽ giúp bạn tạo ra một định hướng rõ ràng cho nhóm của mình và đảm bảo mọi người đều hướng tới cùng một kết quả.
Xác định và theo dõi các KPI chính: Xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPI) nào là quan trọng nhất đối với doanh nghiệp của bạn và theo dõi chúng thường xuyên. Chúng tôi đã cung cấp một số thông tin chi tiết về vấn đề này trong phần trước. Điều này sẽ giúp bạn đo lường tiến độ và đưa ra quyết định tốt hơn.
Xây dựng một ngân sách toàn diện: Tạo một ngân sách tính đến tất cả các chi phí cần thiết và phù hợp với các mục tiêu chiến lược của bạn. Điều này sẽ giúp bạn phân bổ nguồn lực hiệu quả và tránh những bất ngờ tốn kém.
Thiết lập mốc thời gian có cấu trúc: Tạo mốc thời gian với các mốc quan trọng được xác định để hướng dẫn thực hiện và tạo điều kiện theo dõi tiến độ thường xuyên. Điều này sẽ giúp bạn đi đúng hướng và thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết.
Thực hiện kế hoạch hoạt động hàng năm
Việc triển khai kế hoạch hoạt động hàng năm bắt đầu bằng việc đặt ra các mục tiêu SMART cho năm đó, giúp bạn đo lường thành công thông qua các chỉ số hiệu suất chính được xác định rõ ràng.
Bạn sẽ bắt đầu soạn thảo AOP của mình vào khoảng một phần ba Q4 và sẽ mất khoảng sáu tuần để hoàn thành. Trong thời gian này, bạn sẽ làm việc chặt chẽ với các trưởng phòng để đảm bảo ngân sách và chiến lược của họ phù hợp với mục tiêu chung của công ty.
Khi bạn phát triển AOP, bạn sẽ phân tích nhu cầu về tài nguyên và tạo ra các chiến lược khả thi thúc đẩy tăng trưởng. Quá trình hợp tác này là cần thiết vì nó đảm bảo mọi người đều cùng chung quan điểm và cùng hướng tới các mục tiêu.
AOP của bạn sẽ đóng vai trò như một lộ trình cho năm, phác thảo doanh thu, chi phí dự kiến và phân bổ nguồn lực.
Việc cập nhật và dự báo lại thường xuyên là rất quan trọng đối với sự thành công của AOP của bạn. Bạn sẽ xem xét và điều chỉnh kế hoạch của mình hàng tháng hoặc hàng quý để thích ứng với các điều kiện kinh tế thay đổi và các số liệu hiệu suất nội bộ. Sự linh hoạt này cho phép bạn đi đúng hướng và đưa ra nhiều quyết định đúng đắn hơn trong suốt cả năm.
Dòng cuối cùng
Hy vọng rằng bây giờ bạn đã nắm vững vai trò của kế hoạch hoạt động hàng năm trong tài chính.
Bằng cách tạo và triển khai AOP, bạn sẽ có thể theo dõi tiến độ, đưa ra quyết định đúng đắn và thúc đẩy doanh nghiệp của mình phát triển.
Hãy nhớ đặt ra các mục tiêu có thể đo lường được, thiết lập các chỉ số đánh giá hiệu suất chính và xem xét kế hoạch thường xuyên.
Với AOP được xây dựng tốt, bạn sẽ có đủ khả năng ứng phó với những thay đổi của thị trường và đạt được mục tiêu của mình.
Nếu bạn đang tìm kiếm thêm lời giải thích về các thuật ngữ thường dùng trong thế giới kinh doanh và tài chính, hãy nhớ xem các bài viết sau:
Mức cao nhất mọi thời đại (ATH) có nghĩa là gì?
Năm đến nay (YTD) có nghĩa là gì?
Thế chấp lấy lại của người bán (VTB) có nghĩa là gì?
